Ein effektives Inkassoverfahren und daher auch ein professionelles Management offener Forderungen ist für jedes Unternehmen höchst relevant. Gerade in Zeiten verlängerter Zahlungsfristen, zunehmender Zahlungsausfälle und wenn sich unbezahlte Rechnungen häufen, stellt die Eintreibung von Außenständen eine besondere Herausforderung dar. Hier erhalten Sie unsere Empfehlungen, wie Sie dieses Instrument gezielt einsetzen und in ein wirkungsvolles Mittel zur Reduzierung offener Forderungen verwandeln können.
Da jeder Zahlungsverzug oder -ausfall die Liquidität unmittelbar schwächt und im schlimmsten Fall die Existenz eines Unternehmens gefährden kann, müssen Finanzverantwortliche mit geeigneten Inkassoverfahren vertraut sein um diese zügig einleiten können – mit dem Ziel, offene Beträge einzutreiben und gleichzeitig rechtliche sowie geschäftliche Auswirkungen zu minimieren.
Inkasso ist weit mehr als ein rein administrativer Vorgang: Es ist ein strategischer Hebel im Kundenrisikomanagement, der präventive Maßnahmen, einvernehmliche Kommunikation und – falls erforderlich – strukturierte rechtliche Schritte vereint. Essenzielle Grundlagen dafür, die wir im Folgenden erläutern, sind: die Kenntnis der einzelnen Phasen und Schritte eines Inkassoverfahrens, das Einhalten von Fristen, das richtige Vorgehen, die vorausschauende Planung sowie der gezielte Einsatz geeigneter Ressourcen, Tools und Akteure.
Was ist ein Inkassoverfahren?
Ein Inkassoverfahren umfasst alle Schritte, die ein Gläubiger unternimmt, um eine ihm geschuldete Zahlung von einem Schuldner einzutreiben. Diese Forderung kann aus einem Handelsvertrag, einer erbrachten Dienstleistung, einer Mietzahlung oder einer Schuldanerkennung resultieren.
3 Jahre zur Durchsetzung einer Forderung
- Bitte beachten Sie, dass eine Forderung in Österreich nach 3 Jahren verjährt. Das unterstreicht, wie wichtig es ist, zügig zu handeln, um Ihre Ansprüche zu wahren.
Inkassoverfahren beginnen stets mit einer außergerichtlichen Phase, die auf Verhandlungen basiert und ohne Einschaltung eines Gerichts erfolgt. Es ist entscheidend, den gesamten Verlauf dieser Phase sorgfältig zu dokumentieren – darunter Mahnschreiben, Einschreiben, ausgetauschte E-Mails sowie alle Nachweise über die Forderung (z. B. Rechnungen, Geschäftsverträge) und deren Anerkennung durch den Schuldner (z. B. E-Mails mit der Absichtserklärung zur Zahlung). Diese Belege sind von großer Bedeutung, falls das außergerichtliche Inkasso erfolglos bleibt.
Die zweite Möglichkeit ist das gerichtliche Inkasso, das den Nachweis über das Bestehen der Forderung sowie über vorherige außergerichtliche Einigungsversuche voraussetzt – wobei Mahnschreiben die wichtigste Rolle spielen. Ziel des gerichtlichen Verfahrens ist es, einen vollstreckbaren Titel zu erwirken, um Zwangsmaßnahmen einleiten zu können. In der Regel wird hierbei ein Mahnbescheid beantragt, auf dessen Grundlage ein Gerichtsvollzieher mit der Vollstreckung beauftragt werden kann.
3 Merkmale einer Forderung für die Zulassung zum gerichtlichen Sanierungsverfahren
Für die Zulassung zu einem gerichtlichen Sanierungsverfahren muss eine Forderung:
- Feststehen: Ihre Existenz darf vom Schuldner nicht berechtigterweise bestritten werden;
- Beziffert sein: Ihr finanzieller Betrag muss genau bestimmt sein;
- Fällig sein: Das Zahlungsziel muss bereits überschritten sein.
Abschließend ist zu beachten, dass ein Inkassoverfahren vom Gläubiger auf verschiedene Weise durchgeführt werden kann: entweder durch den Einsatz des internen Teams oder durch die Beauftragung eines professionellen Inkassodienstleisters. Im ersten Fall muss der CFO des Unternehmens eine Vielzahl rechtlicher und operativer Maßnahmen ergreifen – eine Kombination aus Prävention und Dialog –, um diese Aufgabe zu erfüllen, die für das Überleben jedes Unternehmens essenziell ist.
Die Phasen des außergerichtlichen Inkassoverfahrens
Bevor rechtliche Schritte eingeleitet werden, ist eine einvernehmliche Lösung dringend zu empfehlen. Diese bietet mehrere Vorteile: Sie ist schnell, kostengünstig und ermöglicht in den meisten Fällen den Erhalt der Geschäftsbeziehung mit dem zahlungssäumigen Kunden.
#1 Einfache Zahlungserinnerungen versenden
Bereits ab dem ersten Tag des Zahlungsverzugs können Zahlungserinnerungen per E-Mail, Post oder Telefon Wirkung zeigen. Ein strukturiertes Follow-up (z. B. Dashboard zu DSO, d.h. Days Sales Outstanding) hilft dabei, Zahlungsausfälle frühzeitig zu erkennen und zu verhindern. Wichtig: Alle Schritte müssen dokumentiert werden, um im Streitfall eine fundierte Beweislage zu haben.
#2 Mahnschreiben mit Fristsetzung versenden
Bleiben die Zahlungserinnerungen erfolglos, muss ein Mahnschreiben per Einschreiben mit Rückschein verschickt werden, in dem die Zahlung innerhalb einer konkreten (und angemessenen) Frist – in der Regel 15 Tagen – gefordert wird. Mahnschreiben sind Voraussetzung für ein gerichtliches Verfahren und müssen bestimmte Formulierungen enthalten. Zur Verstärkung der Wirkung kann die Erstellung und der Versand des Mahnschreibens an Fachleute wie Anwälte, Inkassobüros oder Gerichtsvollzieher übergeben werden.
#3 Einschaltung eines Dritten
Bleibt auch das Mahnschreiben ohne Erfolg, kann das Unternehmen – noch vor Einleitung eines gerichtlichen Verfahrens – die Dienste eines spezialisierten Inkassodienstleisters in Anspruch nehmen, der im Namen oder Auftrag des Gläubigers handelt. Der Inkassodienstleister
übernimmt die professionelle Ansprache des Schuldners sowie die Verhandlung einer einvernehmlichen Lösung, meist in Form eines Ratenzahlungsplans.
Das vereinfachte Verfahren zur Beitreibung kleiner Forderungen
Bei Forderungen unter 5.000 Euro haben Unternehmen die Möglichkeit, ein vereinfachtes Inkassoverfahren einzuleiten, das Europäische Verfahren für geringfügige Forderungen. Die Forderung muss vertraglich begründet oder gesetzlich vorgeschrieben sein (z. B. Beiträge an Sozialversicherungsträger, URSSAF etc.) und – wie beim gerichtlichen Verfahren – feststehend, beziffert und fällig sein. Das Verfahren wird durch einen Gerichtsvollzieher eingeleitet, der den Schuldner kontaktiert und ihm die Teilnahme am vereinfachten Verfahren anbietet. Reagiert der Schuldner innerhalb eines Monats positiv, wird gemeinsam mit dem Gerichtsvollzieher eine Inkassovereinbarung erstellt. Bleibt eine Reaktion oder Einigung aus, wird das Verfahren eingestellt.
Gut zu wissen: Setzen Sie auf eine gütliche Einigung – aber nicht unbegrenzt!
- Für die außergerichtliche Phase gibt es keine gesetzlich festgelegte Frist. Dennoch sollte sie nicht endlos in die Länge gezogen werden, da sonst die Verjährung droht (drei Jahre bei unternehmensbezogenen Forderungen (B2B)) oder sich die finanzielle Lage des säumigen Schuldners so weit verschlechtern kann, dass es zur Zahlungsunfähigkeit kommt.
Wann sollte ein gerichtliches Inkassoverfahren angestrebt werden?
Wenn außergerichtliche Maßnahmen scheitern oder der Schuldner die Forderung bestreitet, sollte ein gerichtliches Verfahren in Erwägung gezogen werden. Nur durch den Erhalt eines vollstreckbaren Titels (30 Jahre gültig) können Zwangsmaßnahmen wie Kontopfändung, Sachpfändung oder Lohnpfändung durch einen Gerichtsvollzieher eingeleitet werden. Im Rahmen eines gerichtlichen Verfahrens stehen drei Lösungen zur Verfügung:
#1 Mahnverfahren
Das Mahnverfahren eignet sich für unbestrittene Forderungen und ist schnell sowie kostengünstig – häufig dauert es nur wenige Wochen. Es erfordert weder eine Gerichtsverhandlung vor dem zuständigen Gericht noch die Mitwirkung eines Anwalts. Voraussetzung ist jedoch die Erstellung eines detaillierten Unterlagen mit Nachweisen über das Bestehen der Forderung und die bisher unternommenen Schritte zur Beitreibung: Rechnungen, Verträge, Mahnungen usw.. Die Forderung muss zudem auf einem Vertrag, einer gesetzlichen Verpflichtung oder einem Handelspapier beruhen (Wechsel, Schuldschein oder Abtretung beruflicher Forderungen).
Nach Prüfung der Beweislage entscheidet der Richter, ob ein Mahnbescheid erlassen wird, der – falls erforderlich – die Pfändung von Vermögenswerten durch einen Gerichtsvollzieher ermöglicht. In der Praxis dauert es im Durchschnitt ein bis drei Monate, bis der Mahnbescheid vorliegt. Erhebt der Schuldner keinen Widerspruch, wird dieser innerhalb eines Monats vollstreckbar.
Welche Möglichkeiten bestehen bei Streitigkeiten mit einem europäischen Geschäftspartner?
- Es gibt ein Europäisches Mahnverfahren (European Order for Payment - EOP), das ausschließlich bei grenzüberschreitenden Streitigkeiten zur Anwendung kommt – also dann, wenn mindestens eine Partei ihren Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt in einem anderen EU-Mitgliedstaat (mit Ausnahme von Dänemark) hat als das Gericht, bei dem der Antrag gestellt wird.
Dieses Verfahren dient der Beitreibung vertraglicher Geldforderungen, die beziffert, fällig und am Tag der Antragstellung unbestritten sind. Zuständig für den Erlass eines europäischen Zahlungsbefehls ist grundsätzlich das Gericht des Mitgliedstaats, in dem der Schuldner seinen Wohnsitz bzw. (bei juristischen Personen) seinen Sitz hat.
#2 Einstweiliges Verfahren zur vorläufigen Zahlung
Der Antrag auf einstweilige Verfügung dient dazu, das Gericht aufzufordern, die Zahlung eines Geldbetrags anzuordnen, um eine Forderung beizutreiben. Es handelt sich um ein Eilverfahren, das dann zum Einsatz kommt, wenn der Gläubiger befürchtet, dass der Schuldner seine Zahlungen einstellen könnte. Es eignet sich für Forderungen, die nicht grundlegend bestritten werden – auch wenn sie noch nicht fällig sind.
#3 Klage in der Hauptsache
Dieses aufwendigere Verfahren ist für komplexe Streitfälle vorgesehen und wird häufig dann genutzt, wenn hohe Beträge im Raum stehen und andere Maßnahmen gescheitert sind – insbesondere, wenn der Schuldner die Forderung bestreitet. Es handelt sich um ein klassisches Gerichtsverfahren, bei dem nach Anhörung beider Parteien ein Urteil ergeht. Die Einschaltung eines Gerichtsvollziehers ist zwingend erforderlich, und es können zusätzlich Schadenersatzforderungen geltend gemacht werden.
Beteiligte im Inkassoverfahren
Ein Inkassoverfahren kann verschiedene Akteure einbeziehen – sowohl aus der bestehenden Geschäftsbeziehung als auch unterstützende Parteien im Auftrag des Gläubigers.
Der Gläubiger
Dabei handelt es sich um das Unternehmen oder die Einzelperson, die eine offene Forderung besitzt. Der Gläubiger kann selbst aktiv werden oder einen Dritten mit der Beitreibung der Forderung beauftragen.
Der Schuldner
Diese Partei ist zur Zahlung der Forderung verpflichtet, hat jedoch das Recht, die Forderung anzufechten, wenn sie sich nicht für zahlungspflichtig hält. Andernfalls kann sie eine einvernehmliche Regelung vorschlagen (z. B. in Raten) oder durch gerichtliche Entscheidung zur Zahlung verpflichtet werden.
Der Gerichtsvollzieher
Er ist zuständig für die Zustellung von Schriftstücken, die Vollstreckung gerichtlicher Entscheidungen, Pfändungen sowie die Erstellung von Protokollen.
Der Rechtsanwalt
Unverzichtbar bei komplexen Verfahren oder wenn das Handelsgericht eingeschaltet wird. Der Anwalt berät hinsichtlich der richtigen Strategie und des zuständigen Gerichts und vertritt den Gläubiger vor Gericht.
Das Inkassounternehmen
Diese Firma übernimmt das Mahn- und Verhandlungsverfahren. Die Vergütung erfolgt in der Regel erfolgsbasiert, wodurch das finanzielle Risiko für den Gläubiger begrenzt wird.
Warum ist es wichtig, einen Anwalt zu beauftragen?
Neben der Unterstützung bei der Erstellung von Schreiben und der Verhandlung mit dem Schuldner bietet ein auf Forderungsbeitreibung spezialisierter Anwalt zwei wesentliche Vorteile:
- Er kennt die Feinheiten von Handelsstreitigkeiten und kann die Einwände des Schuldners vorausschauend einschätzen.
- Er bewertet die Erfolgsaussichten eines gerichtlichen Verfahrens unter Berücksichtigung der Art der Forderung, der finanziellen Situation des Schuldners und der Zuständigkeit des Gerichts.
Zudem ist zu beachten, dass die Vertretung durch einen Anwalt vor dem Zivil- oder Handelsgericht verpflichtend ist, wenn der Streitwert der Forderung 5000 Euro übersteigt.
Unbezahlte Forderungen vermeiden: bewährte Maßnahmen
Die beste Form des Inkassos ist die, bei der es genügt, eine Rechnung zu stellen. Um Zahlungsausfälle zu vermeiden und keine weitergehenden Schritte einleiten zu müssen, sollten folgende Maßnahmen umgesetzt werden:
- Bonität der Kunden im Voraus prüfen. Kommerzielle Auskunfteien bieten Wirtschaftsinformationen an, mit denen Sie sich die eigenständige Recherche und Bewertung der finanziellen Lage Ihrer Geschäftspartner ersparen.
- Rechnungen zügig stellen – mit klar definierten Zahlungsbedingungen, die vorab mit dem Geschäftspartner vereinbart wurden.
- Verzugskosten im Einklang mit dem gesetzlichen Zinssatz festlegen, um die fristgerechte Zahlung zu fördern.
- Absicherungen einbauen: Anzahlungen, Kreditversicherungen, Forderungsabtretungen usw.
FAQ – Die häufigsten Fragen zum Inkassoverfahren
Wie läuft das Verfahren zur Beitreibung offener Forderungen ab?
Beginnen Sie mit Zahlungserinnerungen für unbezahlte Rechnungen, gefolgt von einem Mahnschreiben. Bleiben diese Maßnahmen erfolglos, kann ein gerichtliches Mahnverfahren eingeleitet oder Klage vor dem zuständigen Gericht erhoben werden.
Wie kann man sich gegen ein Inkassoverfahren wehren?
Der Schuldner kann beim Gericht begründet Widerspruch einlegen, die Zahlung nachweisen oder geltend machen, dass die Forderung (noch) nicht fällig ist.
Welche Verfahren gelten für Steuerforderungen?
Diese fallen unter das Steuerstreitverfahren: Der Fiskus kann Vollstreckungsmaßnahmen ohne gerichtliche Entscheidung einleiten, um Steuerschulden beizutreiben.
Wie lässt sich ein Inkassoverfahren stoppen?
Durch Verhandlungen, rechtliche Anfechtung oder einen vom Gläubiger (oder sogar vom Gericht) genehmigten Zahlungsplan.
Was sind die Folgen eines gerichtlichen Inkassoverfahrens?
Es kann zu Pfändungen, einer Verschlechterung der Bonität oder – im Fall einer Zahlungsunfähigkeit – zu einem Insolvenzverfahren führen.
Prävention bleibt der wirksamste Schutz gegen Zahlungsausfällen. Ein professionelles Forderungsmanagement von Anfang an reduziert den Bedarf an rechtlichen Maßnahmen erheblich.