In der aktuellen Wirtschaftslage kann schon eine einzige unbezahlte Rechnung Ihr Geschäft schnell zum Erliegen bringen, Ihren Cashflow erheblich beeinträchtige und sogar die Existenz Ihres Unternehmens gefährden. Für Unternehmen ist das Inkasso ein strategisches Instrument, um sich vor Zahlungsverzögerungen und Zahlungsunfähigkeit zu schützen. Lesen Sie unsere Tipps, wie Sie Ihre Forderungen effektiv verwalten können, bevor sie zu Forderungsausfällen werden.
Längere Zahlungsfristen, immer häufiger auftretende Zahlungsverzögerungen, steigende Zahlungsausfälle (und deren Höhe). Im Jahr 2024 ist die Gewährung von Zahlungsbedingungen in den meisten Ländern weltweit nach wie vor weit verbreitet. Und das aus gutem Grund: B2B-Kredite sind die wichtigste Finanzierungsquelle für den Handel. Heute sind 85 % der Unternehmen unabhängig von ihrer Größe und Branche mit Zahlungsausfällen konfrontiert. Zahlungsausfälle sind für 25 % der Unternehmensinsolvenzen verantwortlich und können erhebliche Auswirkungen auf Ihre Liquidität, Ihre Ergebnisse und die Entwicklung Ihrer Geschäftstätigkeit haben. All diese Faktoren machen das Inkasso zu einem strategischen Instrument zum Schutz Ihres Unternehmens.
Automatisieren Sie präventive Mahnungen
Dies ist eine der einfachsten (und kostengünstigsten) Maßnahmen, die schnell auf allen Ebenen Ihres Unternehmens umgesetzt werden kann. Das Prinzip ist einfach, man muss es sich nur zur Gewohnheit machen: Bevor eine Rechnung fällig wird, erinnern Sie Ihren Kunden per Telefon oder E-Mail daran. Manchmal reicht schon eine einfache Erinnerung, um die Zahlung auszulösen.
Mit dieser Kontaktaufnahme können Sie außerdem eine Beziehung zum Käufer aufbauen und eventuelle Versäumnisse von seiner Seite antizipieren. Durch regelmäßige Nachfassaktionen erinnern Sie Ihre Kunden an ihre Verpflichtungen und sorgen für eine offene Kommunikation.
betont Joanne Jarre, Debt Collection Manager bei Coface France
Diese Mahnungen sind aus zwei Gründen besonders wichtig:
- Bessere Kenntnis der Situation des Schuldners: Wenn ein Schuldner einen Zahlungsaufschub beantragt, kann dies darauf hindeuten, dass er finanzielle Schwierigkeiten hat, und Sie dazu veranlassen, bei der Inkasso- und Zahlungsüberwachung proaktiver vorzugehen
- Identifizierung bestimmter Streitigkeiten oder Störfaktoren: So haben Sie die Möglichkeit, diese vor der Streitphase schnell zu lösen und die Zahlung der Forderungen so früh wie möglich sicherzustellen.
Proaktives Management und extreme Reaktionsfähigkeit
Auch in der gütlichen Phase sind schnelles Handeln und Reaktionsfähigkeit der Schlüssel zu einem erfolgreichen Inkasso! Da jeder Tag zählt, sollten Sie nicht warten: Sobald eine Rechnung fällig ist, empfiehlt es sich, ein Inkassoverfahren einzuleiten.
Verlassen Sie sich nicht ausschließlich auf das Vertrauensverhältnis zwischen Kunde und Lieferant, da dies zu einer weiteren Verlängerung der Zahlungsfristen führen kann. Ohne die Geschäftsbeziehung zu gefährden, sollten Sie in diesem Bereich besonders wachsam sein und Zahlungsausfälle und Zahlungsstörungen so weit wie möglich vorhersehen.
rät Joanne Jarre.
Behalten Sie die Situation Ihrer Schuldner genau im Auge
Die Tatsache, dass Ihr Kunde seit Monaten oder sogar Jahren ein Schuldner ist, bedeutet nicht, dass er Sie nicht innerhalb weniger Tage bezahlen kann! Bleiben Sie regelmäßig mit ihm in Kontakt. In einem angemessenen, aber regelmäßigen Rhythmus. Rufen Sie Ihre Schuldner an, um sich über den Stand der Dinge und die Begleichung ihrer Forderungen zu informieren. Zeigen Sie Verständnis, bleiben Sie aber gleichzeitig entschlossen, Ihre Erwartungen durchzusetzen.
Momentan verfügt der Schuldner vielleicht nicht über den erforderlichen Cashflow, aber möglicherweise erhält er noch in derselben Woche Zahlungen, mit denen er seine ausstehenden Schulden begleichen kann. Mit dem Ziel, auf dem Laufenden zu bleiben, geht es darum, als erster Gläubiger vom Schuldner bezahlt zu werden, sobald die erforderlichen Mittel verfügbar sind.
analysiert Joanne Jarre.
Interne Unterstützung, Zahlungsvereinbarungen: Lösungen im Fokus
Während dieser gütlichen Phase können Sie innerhalb Ihres Unternehmens Unterstützung suchen, z. B. den für Ihren Schuldner zuständigen Vertriebsmitarbeiter einbeziehen, um eine weitere Verlängerung der Zahlungsfrist zu vermeiden.
Dies kann hilfreich sein, da der Vertriebsmitarbeiter möglicherweise andere Einblicke in das Kundenunternehmen und dessen aktuelle Prioritäten hat und Ihnen daher dabei helfen kann, die richtigen Ansprechpartner für Lieferantenzahlungen zu identifizieren.
erklärt Joanne Jarre.
Alternativ können Sie auch andere Verhandlungsinstrumente in Betracht ziehen:
- Neuer Auftrag vs. offene Forderung: Nutzen Sie neue Aufträge Ihres Schuldners, um die Begleichung einer offenen Forderung sicherzustellen.
- Zahlungsvereinbarungen: Bieten Sie Ihrem Schuldner eine Vereinbarung und einen Zahlungsplan an, um eine einvernehmliche Lösung zu finden und gleichzeitig die Zahlung sicherzustellen.
Keine Angst mehr vor Verwaltungsaufwand
Die Dokumentation wird oft übersehen, ist jedoch von entscheidender Bedeutung und für Entscheidungsträger der zeitaufwändigste und mühsamste Teil der Arbeit. Zumal es bei einem (ordnungsgemäßen) Inkassofall nicht nur um Rechnungen geht! Lieferscheine, Leistungsnachweise: Jedes erfolgreiche Inkasso basiert auf sorgfältiger Arbeit, um eine ordnungsgemäße Dokumentation sicherzustellen.
Diese Elemente sind äußerst wichtig, um die Gültigkeit der Forderung nachzuweisen und etwaige Streitigkeiten über die vom Schuldner erbrachte Leistung vorzubeugen. Langfristig und im Falle eines vereinfachten Gerichtsverfahrens zur Eintreibung der Forderung führt eine gut dokumentierte Akte mit größerer Wahrscheinlichkeit zu einer schnelleren Vollstreckung des Urteils.
betont Joanne Jarre.
Beachten Sie: Bleiben Sie verbindlich
Wenn Ihr Schuldner auf Ihre informellen Schritte nicht reagiert, sollten Sie eine gewisse Form wahren. Weisen Sie ihn darauf hin, dass Sie bei Nichtzahlung der Rechnungen innerhalb einer bestimmten Frist rechtliche Schritte einleiten werden (vorzugsweise per Einschreiben mit Rückschein) und dass Verzugsgebühren anfallen.
Direkt an Ihre Kunden versandte Schreiben, wie beispielsweise ein Mahnschreiben, haben einen erheblichen Einfluss auf den Ausgang des Inkassoverfahrens. Diese offiziellen Dokumente erinnern Ihren Kunden an seine Verpflichtungen und Ihre Bereitschaft, bei Nichtzahlung rechtliche Schritte einzuleiten. Wenn Sie Ihre Rechnung immer noch nicht bezahlt bekommen haben, stehen Ihnen weitere Optionen zur Verfügung, wie beispielsweise eine vorgerichtliche Mahnung, ein Mahnbescheid, ein Mahnverfahren oder eine Zahlungsaufforderung, die in der Regel wirksam sind.
Jeder Kontakt mit dem Schuldner muss schriftlich festgehalten werden, das ist von entscheidender Bedeutung. Im Handelsrecht kann der Nachweis mit allen Mitteln erbracht werden: Selbst eine E-Mail kann in einem gerichtlichen Inkassoverfahren akzeptiert werden.
erklärt Joanne Jarre.
Tipp: Überlassen Sie Ihre Forderungsausfälle einem Experten.
Wie Sie sehen, ist das interne Inkasso mühsam, zeitaufwendig, mit vielen Verfahren und Besonderheiten verbunden und ohne Erfolgsgarantie. Hinzu kommt, dass die Chancen auf eine Beitreibung umso geringer sind, je älter die Forderung ist.
Als weltweit führender Anbieter im Bereich des Kreditrisikomanagements verbessern unsere Inkassodienstleistungen Ihre Zahlungschancen erheblich. Unsere 200 lokalen Experten und 250 Rechtspartner treiben Ihre Forderungen in 190 Ländern ein und legen dabei dank ihrer fundierten Kenntnisse der lokalen Märkte, Rechtsvorschriften und Zahlungsgewohnheiten den Schwerpunkt auf einvernehmliche Lösungen. Als zusätzlichen Vorteil bleiben Sie mit Ihren Kunden in gutem Einvernehmen und bezahlen nur für tatsächlich eingezogene Forderungen!
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