Insolvenzen sind einerseits teilweise auf uneinbringliche Forderungen zurückzuführen, andererseits lösen sie als Kettenreaktion weitere Forderungsausfälle aus. Da die Insolvenzen in Österreich stetig weiter ansteigen– Zahlen der Statistik Austria zufolge stiegen die Insolvenzen 2025 das fünfte Jahr in Folge und um 4% im Vergleich zu 2024 auf mehr als 6800 –, sind unbezahlte Forderungen ein Aspekt des Geschäftslebens, mit dem sich Finanzverantwortliche und Unternehmen dringend auseinandersetzen müssen. Daher erklären wir Ihnen hier, wie es zu uneinbringlichen Forderungen kommt, wie Sie diese in steuerlicher Hinsicht behandeln und im Idealfall sogar vermeiden können.
Was ist eine uneinbringliche Forderung?
Eine uneinbringliche Forderung bezeichnet einen Betrag, der von einem Kunden geschuldet wird und mit Sicherheit nicht mehr eingezogen werden kann. Es handelt sich um einen endgültigen und sicheren Verlust, der verbucht wird, nachdem sämtliche Einziehungsversuche – sowohl außergerichtlich als auch gerichtlich – erfolglos geblieben sind. Die Uneinbringlichkeit ist durch die rechtliche oder tatsächliche Unmöglichkeit gekennzeichnet, die Zahlung der offenen Rechnung zu erhalten.
Diese Situation tritt ein, wenn mehrere Voraussetzungen erfüllt sind:
- Die Forderung muss dem Grunde nach feststehen (unbestritten)
- der Höhe nach bestimmt sein (genau beziffert)
- und fällig sein (das Zahlungsziel ist überschritten).
Was sind die Ursachen einer uneinbringlichen Forderung?
Um den endgültigen Verlust einer Forderung zu verhindern, ist es wichtig, die Ursachen zu kennen. Zu den wichtigsten Ursachen gehören:
- gerichtliche Liquidation bei unzureichender Vermögensmasse,
- Verschwinden des Schuldners ohne bekannte Anschrift,
- Tod ohne festgestellte Erben,
- Ablauf der fünfjährigen Verjährungsfrist.
Für einige dieser Ursachen wie die unzureichende Vermögensmasse oder das Verstreichen der Verjährungsfrist gibt es Vorzeichen (wie Zahlungsverzögerungen), andere wie der Tod ohne festgestellte Erben treten verständlicherweise überraschen auf.
Was ist der Unterschied zwischen einer uneinbringlichen Forderung und einer zweifelhaften Forderung?
Die Unterscheidung zwischen einer zweifelhaften Forderung und einer uneinbringlichen Forderung bestimmt die gesamte buchhalterische, steuerliche und finanzielle Behandlung offener Forderungen. Eine zweifelhafte Forderung bedeutet ein wahrscheinliches, jedoch nicht endgültiges Risiko des Forderungsausfalls. Der Schuldner hat nachweislich finanzielle Schwierigkeiten, hat erhebliche Zahlungsrückstände angehäuft oder unterliegt einem Insolvenz- oder Restrukturierungsverfahren, ohne dass der Verlust bereits sicher feststeht. In diesem Fall behält das Unternehmen die Forderung als Vermögenswert in der Bilanz und bildet gleichzeitig eine Wertberichtigung auf den Nettobetrag vor Steuern.
Eine uneinbringliche Forderung dagegen stellt einen endgültigen Verlust ohne Aussicht auf Beitreibung dar.
Bei einer uneinbringlichen und einer zweifelhaften Forderung müssen grundlegend verschiedene Strategien verfolgt werden: Bei zweifelhaften Forderungen besteht das Ziel darin, alle erforderlichen Maßnahmen zur Beitreibung auszuschöpfen. Bei uneinbringlichen Forderungen liegt der Fokus darauf, ihr Auftreten durch geeignete Überwachungsmechanismen zu verhindern oder ausreichende Rückstellungen zu bilden, damit ihr unerwartetes Eintreten das Unternehmen nicht gefährdet. Hinzu kommt, dass zweifelhafte Forderungen keine unmittelbaren Auswirkungen auf den Cashflow haben, jedoch durch die gebildete Wertberichtigung das Jahresergebnis mindern, während uneinbringliche Forderungen den Gewinn des Geschäftsjahres direkt reduzieren.
Ist ein Nachweis der Zahlungsunfähigkeit erforderlich, um eine Forderung als uneinbringlich einzustufen?
Bei Zahlungsunfähigkeit des Schuldners ist jedenfalls von Uneinbringlichkeit auszugehen, der bloße Zweifel an der Einbringlichkeit der Forderung reicht allerdings nicht aus, um sie im Sinne des § 16 Abs. 3 UStG 1994 als uneinbringlich zu qualifizieren (Erkenntnis des österreichischen Verwaltungsgerichtshofes aus 2008).
Ist keine Zahlungsunfähigkeit dokumentiert bzw. gerichtlich festgestellt, müssen dokumentierte Schritte zur Beitreibung der Forderung unternommen werden, bevor eine Forderung als uneinbringlich eingestuft wird, Dazu gehört neben Mahnungen und rechtlichen Schritten auch die Beauftragung eines spezialisierten Inkassounternehmens.
Bilanzielle Behandlung einer uneinbringlichen Forderung
Die bilanzielle Behandlung einer uneinbringlichen Forderung erfolgt in Österreich nach UGB als gänzliche oder teilweise Abschreibung, weil der Wert der Forderung am Bilanzstichtag auf Null oder einen festgelegten realisierbaren Wert sinkt. Wird die Forderung zuerst als „zweifelhaft“ eingestuft, wird sie in einem ersten Schritt auf ein Konto für „zweifelhafte Forderungen“ umgebucht. Bei einer Uneinbringlichkeit erfolgt eine Ausbuchung der Forderung.
Aus bilanzieller und steuerlicher Sicht kann eine nachgewiesene uneinbringliche Forderung somit aus den Aktiva ausgebucht und als Forderungsverlust erfasst werden. Dies ermöglicht die Rückforderung der ursprünglich vereinnahmten Umsatzsteuer sowie die steuerliche Abzugsfähigkeit des Verlusts, sofern im Falle einer Betriebsprüfung die entsprechenden Nachweise gegenüber den Steuerbehörden erbracht werden.
Wie kann die Umsatzsteuer auf uneinbringliche Forderungen zurückgefordert werden?
Die Rückforderung der Umsatzsteuer auf uneinbringliche Forderungen ist ein wesentlicher finanzieller Hebel zur Begrenzung der Auswirkungen von Zahlungsausfällen. Das ist in Österreich im Rahmen einer Umsatzsteuerkorrektur nach § 16 Abs 3 UStG möglich. Das Unternehmen berichtigt die Umsatzsteuer in der Umsatzsteuervoranmeldung, im Rahmen derer die Uneinbringlichkeit festgestellt wurde. Für das Finanzamt muss die Uneinbringlichkeit allerdings belegt werden, etwa durch Beschlüsse aus dem Insolvenzverfahren oder durch eine Bestätigung des Gerichtsvollziehers über eine fruchtlose Exekution.
Wichtig zu beachten ist allerdings, dass bei einer Zahlung im Schadensfall durch eine Forderungsausfallversicherung diese seit 2024 als steuerpflichtiges Entgelt gilt. Daher darf für diese versicherten Forderungen also keine Umsatzsteuerberichtigung vorgenommen werden, wie das Steuerberatungsnetzwerk Fidas berichtet.
Wie können Verluste aus uneinbringlichen Forderungen steuerlich geltend gemacht werden?
Steuerlich sind Verluste aus (nachgewiesenen) uneinbringlichen Forderungen vom steuerpflichtigen Einkommen abzugsfähig. Allerdings ist zu beachten, dass die Steuerbehörden im Rahmen einer Betriebsprüfung nicht ausreichend begründete Verluste dem steuerpflichtigen Ergebnis wieder hinzurechnen können.
Unternehmen müssen zwischen der bilanziellen und der steuerlichen Behandlung unterscheiden. Eine Forderung kann handelsrechtlich wertberichtigt oder ausgebucht werden, ohne dass diese Wertminderung sofort steuerlich abzugsfähig ist. Umgekehrt können bestimmte endgültige Verluste steuerlich abgezogen werden, selbst wenn sie bereits in einem früheren Geschäftsjahr erfasst wurden. Diese temporäre Abweichung führt zu Differenzen zwischen handelsrechtlichem und steuerlichem Ergebnis, die im Rahmen der steuerlichen Ergebnisermittlung sorgfältig zu überprüfen sind.
Wie lassen sich uneinbringliche Forderungen vermeiden?
Die Identifizierung einer uneinbringlichen Forderung ist ein Signal dafür, dass präventive Maßnahmen überprüft und interne Verfahren sowie interne oder externe Inkassoprozesse kontinuierlich verbessert werden sollten.
Sofern keine gerichtliche Liquidation vorliegt, sollte auch die Frage geprüft werden, ob eine Geschäftsbeziehung mit einem Kunden fortgeführt werden kann, der eine uneinbringliche Forderung verursacht hat. Insbesondere nach einer erfolgreichen Beitreibung können einige Schuldner wieder zahlungsfähig werden.
Ein professionelles Management offener Forderungen während des gesamten Prozesses kann unter Umständen die Möglichkeit einer zukünftigen geschäftlichen Zusammenarbeit erhalten – allerdings unter strengeren Sicherheiten. Die Prävention uneinbringlicher Forderungen umfasst daher zwei Aspekte: die sorgfältige Kundenauswahl sowie die Implementierung wirksamer Maßnahmen zur Bekämpfung von Zahlungsausfällen.
Die Vermeidung uneinbringlicher Forderungen beginnt bereits in der Vertriebsphase durch eine sorgfältige Bonitätsprüfung potenzieller Kunden. Dabei unterstützen Wirtschaftsauskunftei- oder Business-Information-Dienstleister, um eine fundierte Bewertung zu erhalten und Veränderungen der Bonität während der gesamten Geschäftsbeziehung zu überwachen.
Besonders effektiv ist auch die Umsetzung klarer und geeigneter Zahlungsbedingungen: Anzahlungen bei Auftragserteilung, Ratenzahlungen oder Bankgarantien reduzieren das Risiko. Vertragliche Klauseln können abschreckende Verzugszinsen sowie einen Eigentumsvorbehalt vorsehen, der im Falle eines Zahlungsausfalls die Rücknahme der Ware ermöglicht.
Eine Warenkreditversicherung wiederum stellt eine strukturierte Lösung zur Absicherung von Forderungen aus Lieferungen und Leistungen dar und bietet zugleich wertvolle Expertise bei der Bewertung von Kundenrisiken. Für Kleinstunternehmen bieten Online-Kreditversicherungen speziell für kleine Unternehmen eine zugängliche und flexible Lösung, die optimal auf geringere Geschäftsvolumina zugeschnitten ist.