Zahlungsverzug, Liquiditätsengpässe und Insolvenzen: Kleinstunternehmen und KMU sind besonders anfällig für Zahlungsausfälle und daher in Zeiten wirtschaftlicher Herausforderungen besonders gefährdet. In einer Phase rückläufiger Auftragseingänge, längerer Zahlungsziele und angespannter Liquidität ist es von entscheidender Bedeutung, die Verwaltung Ihrer Forderungen zu überprüfen und zu optimieren. Hier finden Sie unsere Empfehlungen, wie Sie Ihren Cashflow sichern und die Widerstandsfähigkeit Ihres Unternehmens stärken können.
Warum Forderungen Ihre volle Aufmerksamkeit erfordern
Kleinstunternehmen und KMU stehen unter hohem Druck: ein unsicheres wirtschaftliches Umfeld, regulatorische Auflagen, Liquiditätsprobleme, komplexe Verwaltungsabläufe und längere Zahlungsfristen. Vor diesem Hintergrund wird das Forderungsmanagement zu einer strategischen (sogar unverzichtbaren! ) Aufgabe für die Finanzverwaltung kleiner Unternehmen.
Meistens werden Forderungen jedoch allzu oft vernachlässigt und weiterhin direkt vom Geschäftsführer eines Kleinstunternehmens oder einer KMU verwaltet. Das Problem ist, dass die Geschäftsführer von Kleinstunternehmen und KMU an vielen Fronten gleichzeitig tätig sind, nur unzureichend oder gar nicht dafür ausgerüstet sind und schnell an ihre Grenzen stoßen, weil ihnen die erforderlichen personellen und technologischen Ressourcen fehlen. Das Ergebnis ist eine zeitaufwändige, schlecht optimierte Organisation und ein geschwächter Cashflow.
Dabei können eine genaue Überwachung der Zahlungen, ein effektives Inkassomanagement und die Früherkennung von Kundenrisiken den entscheidenden Unterschied ausmachen. Es gibt einfache Maßnahmen, leicht zugängliche Tools und bewährte Lösungen, um die Kontrolle über Ihre Forderungen zurückzugewinnen und sie zu einem Hebel für Ihre finanzielle Leistungsfähigkeit zu machen.
1 - Cashflow vorausschauend planen
Im Rahmen Ihrer Geschäftstätigkeit gewähren Sie Ihren Partnern täglich Zahlungsziele. Damit ermöglichen Sie Ihren Kunden eine kurzfristige Finanzierung, ohne dass sie sich an eine Bank oder ein Finanzinstitut wenden müssen. Das Problem: Diese gängige Praxis setzt Ihr Unternehmen zwangsläufig dem Risiko von Zahlungsausfällen aus.
Kleine Unternehmen agieren in einem schwierigen Umfeld, das sowohl von wirtschaftlichen Schwierigkeiten als auch von strukturellen Schwächen geprägt ist. In einem Umfeld, in dem Zahlungsrückstände und sinkende Nachfrage den Cashflow schwächen, ist es unerlässlich, einen klaren Überblick über Ihre Finanzströme zu haben. So können Sie Ihren Finanzierungsbedarf gezielt decken, frühzeitig mit Ihren Geschäftspartnern verhandeln, Ihren Betriebskapitalbedarf ermitteln, unangenehme Überraschungen vermeiden und fundiertere Entscheidungen treffen.
Verwenden Sie für die tägliche Verwaltung Ihrer Forderungen aus Lieferungen und Leistungen ein einfaches Dashboard, das regelmäßig aktualisiert wird. Mit diesem Tool können Sie erwartete Ein- und Auszahlungen einsehen und Risikoperioden identifizieren. Außerdem können Sie diese Überwachung mit benutzerfreundlichen digitalen Tools (Excel, Verwaltungssoftware, Banking-Plattformen) automatisieren.
Diese tägliche Überwachung ist ein unverzichtbarer Bestandteil des Managements, der ausreichen kann, um Ihren Cashflow zu sichern, Ihr Unternehmen mit mehr Sicherheit zu führen und gleichzeitig proaktiver auf Liquiditätsengpässe zu reagieren.
2 - Netto-Cashflow: Ihr finanzieller Kompass, um auf Kurs zu bleiben
Um die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens zu überprüfen, sollten Sie regelmäßig Ihren Netto-Cashflow berechnen. Dieser entspricht der Differenz zwischen Ihren verfügbaren Mitteln (in bar oder als Bankguthaben) und Ihren kurzfristigen Verbindlichkeiten. Mit anderen Worten: Er gibt Ihnen Auskunft darüber, ob Sie Ihre unmittelbaren Verpflichtungen erfüllen können. Ein positiver Netto-Cashflow verschafft Ihnen Flexibilität, um kurzfristige unvorhergesehene Ereignisse zu bewältigen.
Im Gegensatz dazu sollte ein Netto-Cashflow von null oder ein Wert im negativen Bereich Sie alarmieren. Er weist auf unmittelbare Spannungen, das Risiko von Zahlungsengpässen oder sogar Insolvenz hin. Dann ist es dringend erforderlich, Maßnahmen zu ergreifen: Schuldner zu ermahnen, um Zahlungen zu beschleunigen, mit Lieferanten zu verhandeln, Lagerbestände zu reduzieren oder bestimmte Ausgaben anzupassen.
Diese einfache, aber wichtige Berechnung ist ein wirksames Instrument für die Unternehmensführung. Sie hilft Ihnen, Ihr Unternehmen weiter auszubauen, ohne sich auf kurzfristige Finanzierungen (Kontokorrentkredite und Kredite, Lieferantenkredite, Inkasso) verlassen zu müssen, und sichert Ihre Investitionsprojekte.
3 - Schnell und richtig fakturieren
Ein klarer und genau definierter Rechnungsstellungsprozess ist die beste Vorbeugung gegen Zahlungsverzug. Wer ist für die Rechnungsstellung zuständig? Wann müssen Rechnungen ausgestellt werden? Wie sollten sie ausgestellt werden? Jede dieser Fragen muss innerhalb Ihres Unternehmens klar beantwortet werden. Eine Rechnung, die schnell versandt wird, die richtigen Informationen an der richtigen Stelle enthält und den Vorschriften entspricht, wird mit größerer Wahrscheinlichkeit pünktlich bezahlt! Eine organisierte und strenge Rechnungsstellung reduziert die durchschnittliche Zahlungsfrist (DSO – Days Sales Outstanding) erheblich. Je kürzer dieser Zeitraum ist, desto gesünder ist Ihr Cashflow.
Durch die Optimierung Ihrer Rechnungsstellungsprozesse können Sie außerdem Streitigkeiten vermeiden, die Kundenbeziehungen verbessern und die Kompetenz und den Ruf Ihres Unternehmens stärken. Es handelt sich um einen einfachen, aber äußerst wirksamen Hebel. Darüber hinaus spart die Automatisierung der Rechnungsstellung über digitale Lösungen (ERP, Verwaltungssoftware) Zeit und macht den Rechnungsstellungs- und Inkassoprozess zuverlässiger. Denken Sie auch daran, die gesetzlich vorgeschriebenen Angaben und Ihre Zahlungsbedingungen anzugeben und ein systematisches Nachverfolgungssystem für Ihre Rechnungen einzurichten.
4 - Kontaktieren Sie Ihren Kunden: Handeln Sie unverzüglich!
Wenn Ihr Kunde am Tag nach dem ersten Fälligkeitsdatum eine Zahlungserinnerung erhält, sendet dies ein klares Signal: Sie überwachen Ihre Forderungen genau, sind wachsam und gut organisiert. Diese Disziplin ist unerlässlich, um zu verhindern, dass Zahlungsverzögerungen zu Forderungsausfällen werden.
Bei unbezahlten Rechnungen zählt jeder Tag. Je länger Sie warten, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie Ihre ausstehenden Forderungen einziehen können. Eine rechtzeitige Erinnerung hilft oft, eine Situation zu klären, die einfach vergessen oder übersehen wurde. Eine regelmäßige Kommunikation mit Ihrem Schuldner ist immer wirksamer als eine verspätete, formelle Mahnung. So können Sie auch Kunden mit Zahlungsschwierigkeiten identifizieren und eine einvernehmliche Lösung finden!
Systematisieren Sie Ihre Mahnungen (E-Mail, Telefonanruf, Einschreiben) und nutzen Sie automatische Mahntools, um diese zeitaufwändige Aufgabe zu automatisieren. Wichtig: Bewahren Sie alle Korrespondenz auf, damit Sie Ihre Maßnahmen im Streitfall begründen können.
5 - Zahlungsbedingungen: Ihr Schutz vor Zahlungsverzögerungen
Allzu oft versäumen es Kleinstunternehmen und KMU, ihre Zahlungsbedingungen zu formalisieren, sodass ihre Kunden Unklarheiten ausnutzen oder ihre eigenen Bedingungen durchsetzen können. Dabei lassen sich Ihr Cashflow und Ihre Liquidität ganz einfach sichern, indem Sie Ihre Vertragsbedingungen klar formulieren, Anzahlungen verlangen oder Verzugsgebühren festlegen. So lässt sich beispielsweise die Daily Sales Outstanding-Periode (DSO) durch die Aushandlung kürzerer Zahlungsfristen und die Forderung von Anzahlungen bei Auftragserteilung drastisch reduzieren. Dies begrenzt Ihr Kundenrisiko und sichert Ihren Cashflow. Die Vertragsbedingungen müssen klar, leicht zugänglich und vor Vertragsabschluss klar kommuniziert werden. Sie bilden einen rechtlichen Rahmen, der Sie absichert. Anzahlungen ermöglichen es Ihnen, einen Teil Ihres Umsatzes bereits zu Beginn der Leistungserbringung zu sichern. Verzugsgebühren haben einen doppelten Effekt: Sie setzen ein Zeichen und dienen als Entschädigung.
Selbst wenn sie nur selten angewendet werden, ermutigt es Kunden, Fristen einzuhalten, wenn sie angegeben sind. Zögern Sie nicht, Ihre Kunden in Ihren Mahnungen an diese zu erinnern.
6 - Kundenrisiko: Erkennen Sie frühzeitig Warnsignale
Nicht alle Ihre Kunden bedeuten das gleiche Risiko. Dennoch sollten Sie bestimmte Warnsignale beachten: wiederholte Zahlungsverzögerungen, ungewöhnliche Anfragen, Veränderungen im Verhalten oder in der Art der Geschäftsbeziehung. Die Integration dieser Analyse in Ihren Geschäftsprozess ist eine präventive Maßnahme.
Rüsten Sie sich mit Instrumenten zur Vermeidung von Zahlungsausfällen und zur Analyse des Kundenrisikos aus, wie z. B. einer Warenkreditversicherung oder Bonitätsauskünften, die die Wahrscheinlichkeit eines Zahlungsausfalls bewerten. Mit diesen Lösungen lernen Sie Ihre Geschäftspartner besser kennen, können Ihre Zahlungsbedingungen an deren finanzielle Situation anpassen und Ihr Risiko minimieren. Auf diese Weise können Sie säumige Kunden erkennen und sich auf die zuverlässigsten Kunden konzentrieren.
7 - Digitalisieren Sie Ihre Debitorenbuchhaltung, um Ihren Cashflow zu verbessern
Die Digitalisierung der Debitorenbuchhaltung ist eine der größten Herausforderungen, denen Unternehmen im Hinblick auf ihre wirtschaftliche Entwicklung derzeit gegenüberstehen. Elektronische Rechnungsstellung, automatische Benachrichtigungen und termingerechte Mahnungen sind Tools, mit denen Sie Zeit sparen, Fehler reduzieren und die Transparenz Ihres Cashflows erhöhen, was die gesamte Verwaltung Ihres Unternehmens erleichtert.
Neben den „praktischen” Vorteilen verbessern Unternehmen, die ihre Kundenverwaltung digitalisieren, ihre Inkassoquoten und verkürzen die Zahlungsfristen. Es gibt viele Lösungen, die speziell auf Kleinstunternehmen und KMU zugeschnitten sind, darunter Rechnungsstellungssoftware, CRM- und Zahlungsplattformen. Die Investitionen sind im Vergleich zu den erzielten effizienzsteigernden Effekten oft gering. Der Schlüssel liegt in der Auswahl einfacher, miteinander kompatibler und auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittener Tools.
8 - Inkasso: Handeln Sie, bevor es zu spät ist!
Im aktuellen Geschäftsumfeld sind die Risiken von Zahlungsausfällen für die meisten Unternehmen weltweit sehr hoch. Das Zahlungsverhalten verschlechtert sich, Unternehmen sehen sich mit häufigeren Zahlungsverzögerungen, längeren durchschnittlichen Zahlungsfristen und einem beunruhigenden Anstieg von Insolvenzen konfrontiert.
Kleinstunternehmen und KMU verfügen über deutlich geringere finanzielle Rücklagen, um schwierige Zeiten zu überstehen und eine Liquiditätskrise zu vermeiden. Obwohl die meisten Kleinstunternehmen und KMU die Zahlungsverzögerungen auf die finanziellen Probleme ihrer Kunden zurückführen, entscheiden sich nur wenige für ein Inkassoverfahren, da dieses als zeitaufwändig, komplex, teuer und ohne Erfolgsgarantie angesehen wird.
Unabhängig vom Betrag sind Zahlungsverzüge immer ein ernstes Problem. Sie können Ihren Cashflow erheblich beeinträchtigen und sogar die Existenz Ihres Unternehmens gefährden. Beispiel: Um eine unbezahlte Rechnung in Höhe von 5.000 € auszugleichen, muss ein Unternehmen mit einer Marge von 10 % einen zusätzlichen Umsatz von 50.000 € erzielen (bei einer Nettomarge von 10 %). Die Kosten sind also viel höher, als es auf den ersten Blick scheint!
Je später Sie Maßnahmen in Bezug auf die Forderung ergreifen, desto näher rückt die Uneinbringlichkeit Ihrer unbezahlten Forderung. Am Tag nach dem Fälligkeitsdatum ist es wichtig, nachzufassen, Ihren Schuldner zu kontaktieren und ein klares Verfahren einzuleiten. Oft lässt sich eine gütliche Einigung am leichtesten in den ersten Tagen erzielen.
9 - Unbezahlte Rechnungen müssen Sie nicht alleine angehen
Selbst für kleine Unternehmen gibt es externe Lösungen, um sich vor unbezahlten Rechnungen zu schützen und die Zahlung von Forderungen im Problemfall zu gewährleisten. Warenkreditversicherung, Factoring, Inkassobüros: Diese Lösungen werden von Entscheidungsträgern nach wie vor selten genutzt, häufig aufgrund mangelnder Kenntnisse oder aus Angst vor Komplexität.
Als wirkungsvolles Instrument zum Kundenrisikomanagement schützt die Kreditversicherung Sie vor dem Risiko von Zahlungsausfällen Ihrer Kunden. Sie schützt Sie vor unbezahlten Rechnungen, indem Sie unter festgelegten Bedingungen die Zahlung der Forderungen im Falle eines Zahlungsausfalls garantiert. Sie hilft Ihnen, Ihr Geschäft auszubauen, indem Sie Zahlungsausfälle vorhersehen und das Inkasso im Schadensfall auslagern, wie beispielsweise mit EasyLiner, der Online-Kreditversicherung mit Rundum-Schutz für kleine Unternehmen und KMU.
Oftmals übersehen, kann das Inkasso über das Überleben oder Wachstum Ihres Unternehmens entscheiden. Für Kleinstunternehmen und KMU ohne eigene Personal- oder Finanzressourcen kann die Auslagerung des Inkassos daher eine effektive und rentable Lösung sein. Um Ihre Chancen zu maximieren, muss das Inkasso schnell, strukturiert und verhältnismäßig sein. Die 200 Inkassoexperten und 250 Rechtspartner von Coface können Ihre Forderungen in 190 Ländern eintreiben: Sie sind in der Lage, die ausstehenden Beträge schneller zu erhalten und gleichzeitig die Beziehungen zu Ihren Schuldnern und Kunden zu wahren.
10 - Finanzwissen: Investieren Sie in die Nachhaltigkeit Ihres Unternehmens
Das Verständnis wichtiger Kennzahlen, die Fähigkeit, eine Bilanz zu analysieren, Zahlungsrückstände und die tatsächlichen Auswirkungen unbezahlter Rechnungen zu beherrschen sowie Kunden- oder Lieferantenrisiken zu identifizieren: All dies sind Kompetenzen, die Sie bei der Führung Ihres Unternehmens unabhängiger machen und Ihnen helfen, Risiken besser zu antizipieren, damit Sie die besten geschäftlichen Entscheidungen treffen können.
Eine solide Finanzkultur ermöglicht es Ihnen, Ihre Prozesse besser zu strukturieren, Ihre Leistung mit digitalen Entscheidungshilfen zu optimieren und eine wirksame Strategie zur Vermeidung unbezahlter Rechnungen umzusetzen. Dies gilt sowohl für die Führungskräfte von Kleinstunternehmen und KMU als auch für ihre Teams, insbesondere für diejenigen, die für die Rechnungsstellung, die Kundenbetreuung und die Buchhaltung zuständig sind.
Kurze Schulungen, Webinare oder maßgeschneiderte Unterstützung, wie sie Coface anbietet, können Ihnen helfen, echtes Fachwissen im Bereich des Handelsrisikos aufzubauen. Kontinuierliche Schulungen und die Einholung aktueller Informationen zu den wichtigsten Trends der Weltwirtschaft sowie zu Länder- und Branchenrisiken sind eine Investition in die langfristige Zukunft Ihres Unternehmens.
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